Käyttöönotto ja sovellusjakelu
Yritysten IT:n keskiössä ovat (tai ainakin pitäisi olla) laitehallinta, laitekannan ylläpito (AutoPilot) sekä sovellusjakelu (Intune) laitekannalle. Näiden kolmen palvelukokonaisuuden kautta yritys voi tehokkaasti ylläpitää ja hallita laitekantaansa ja työntekijöiden mahdollisuutta tehdä tehokasta työtä.
Kaikki tässä prosessissa alkaa siitä, kun uusi työntekijä aloittaa tai on aloittamassa yrityksessä työskentelyn.
Yleensä tässä vaiheessa yritys on jo valinnut käyttäjälle tietolaitteet ja vaaditut lisenssit, jotta työ onnistuu.
Ja kun uusi työntekijä pääse ns. “sorvin ääreen”, saa hän heti valmiit tietolaitteet ja voi nopeasti aloittaa työskentelyn ja uuden yrityksen toimintamallien sisäistämisen työkaverien kanssa.
Vai onko tilanne sittenkään näin ruusuinen?
Ei, ei valitettavasti useinkaan ole.
Usein IT:stä vastaava taho saa tiedon uudesta työntekijästä ja tietokoneesta 1-2 päivää ennen hänen aloitustaan. Tässä välissä heidän pitäisi pikaisesti saada jo olemattomasta budjetista revittyä jokin tietolaitekombinaatio käyttäjälle kasaan. Toki myös käyttöoikeudet ja lisenssit pitäisi saada tilattua, ja laitekin alustettua käyttäjälle. Käyttöoikeudet ja lisenssit laitetaan heti tilaukseen, mutta niissä pitää odotella vastaavaa tiimiä, joka provisioi lisenssit ja tarkistaa oikeudet.Heillä toimitusaika näille on n. viikko kiireen ja muiden tehtävien johdosta.
Päivää ennen aloitusta tai uuden työntekijän aloitustyöpäivänä saadaan sentään tietokone kuntoon, mutta seuraavaksi ongelmaksi muodostuu se, että käyttäjä ei olekaan aloittamassa päätoimipisteellänne / toimistolla. Kyseessä on täysin etänä työskentelevä työntekijä. Tietokone pitäisi toimittaa ilman lisenssejä käyttäjän kotitoimistolle, ja osoitekin on vielä hieman auki.
Nyt käyttäjä on jo virallisesti aloittanut yrityksessä, mutta tietokone on vielä postissa ja lisenssit sekä oikeudet odottavat vastaavalla tiimillä provisiointia. IT yrittää opastaa käyttäjää parhaansa mukaan työhönaloituksessa, mutta hekään eivät tässä pysty ihmeisiin.
Ja kun käyttäjä viimein viikon jälkeen saa pääsyn yrityksen järjestelmiin kotitoimistolla, on niissä puutteita, eikä tietokoneellakaan ole soveltuvia sovelluksia asennettuna.
Tässä on jo tuhlattu uudelta työntekijältä 37,5h laskutettavaa asiantuntijatyötä, eli viikon verran tehokasta työaikaa. Sadalla työntekijällä tässä on jo yli 400 000€ lasku yritykselle menetetysssä työajassa.
Samainen tilanne on myös silloin edessä, kun yrityksen jo töissä oleva työntekijä vaihtaa tai päivittää tietolaitteitaan. Usein näissä tilanteissa katkos työskentelyyn voi olla useita päiviä, jos ja kun prosessia ei ole dokumentoitu ja automatisoitu.
Tästä pääsemmekin viimein Microsoftin AutoPilottiin ja Intuneen. Näitä palveluita myydään usein monilla kauniilla ja hienoilla nimillä palveluntarjoajien toimesta ja/tai hienoilla käärepapereilla varustettuna. Lopulta kyseessä on kuitenkin kaksi yrityksen IT:tä merkittävästi modernisoivaa palvelukokonaisuutta. Ne korvaavat jo itsessään erittäin monimutkaisen ja kattavan sovelluspalvelukokonaisuuden (SCCM), jota jopa isot yritykset optimoivat monia vuosia saadakseen sen toimimaan mahdollisimman tehokkaasti.
Lieneekin siis selvää, että tällainen järjestelmä on täysin mahdoton ja kallis toteuttaa pienelle tai keskisuurelle yritykselle sekä tietysti maksaa mirhamia ja maltaita yritykselle ylläpitää ja hallinnoida?
Ei, ei maksa.
Se maksaa n. 10€ / kk / käyttäjä, normaalin Officen lisenssipaketin päälle, tai 20€/kk/käyttäjä jos pohjalla ei ole IT-infraa. Ei muuta.
Jaa että kuinka? Noin vähän?
Kyllä. Pitää paikkansa.
AutoPilot
Palataanpa kuitenkin asiaan, eli tässä tapauksessa AutoPilottiin. Kyseessä on Microsoftin tarjoama palvelu, joka automatisoi tietokoneen käyttöönoton ja sovellusjakelun jo tehtaalta, ja mahdollistaa laitteen automaattisen käyttöönoton ja alustuksen sekä yrityksen toimistoverkossa että käyttäjän kotitoimistolla. Vain Internet -yhteys vaaditaan. Käyttöönotto on aina samanlainen ja vie käyttäjältä n. 5 minuuttia omaa aikaa tunnusten laittamiseen. Tämän jälkeen palveluun rakennettu automaatio hoitaa homman eikä IT:tä vaadita prosessiin. Se on myös erittäin helppo ohjeistaa ja laittaa laitetoimituksen mukaan tarvittaessa (nm. kokemusta on).
Samainen palvelu myös mahdollistaa laiterekisterin ylläpidon ja laitteen automatisoidun sekä tietoturvallisen tyhjennyksen missä vain. Tämänkaltainen palvelinkokonaisuus kustantaa yleisesti vähintään n. 3000 – 10000€ / kk jos se halutaan toteuttaa erikseen.
AutoPilotilla yritys saa täyden hallinnan omaan laitekantaansa. Laitteet myös suojataan Bitlocker -salauksella ja yhdistetään sarjanumeropohjaisesti AutoPilot -järjestelmään. Eli vaikka työntekijä esimerkiksi “veisi laitteen”, ei hän voisi tehdä AutoPilottia vastaan mitään, mikä vahingoittaisi yrityksen dataa.
Samalla se myös mahdollistaa tietoturvallisen Conditional Access -toiminnallisuuden (Zero Trust -malli) ja varmistaa, että yrityksen resursseihin pääsee käsiksi vain yrityksen hallituilta laitteilta. Tässä ei siis tarvita erillistä toimistoverkkoa tai ns. “perimeter defence” -puolustusta hoitamaan turvaa, vaan data on aina turvassa Conditional Accessin kautta. Viimeisenä lukkona toimii E5 Security ja Defender ATP, jotka ovat erikseen saatavilla tähän kokonaisuuteen.
Intune
Eikä tässä vielä kaikki!
Siitä Intunesta. Tämä on toinen tärkeä osa AutoPilotin käyttöönottoa, ja vastaa nimenomaan sovellusjakelusta, ryhmäkäytäntöjen hallinnasta sekä laitekannan tarkkailusta. Se siis vastaa siitä, että kaikki laitteet ovat ajan tasalla ja yrityksen vaatimukset täyttäviä. Samalla myös se asentaa juuri oikean tiimin työntekijälle juuri tämän tiimin vaaditut työsovellukset. Esimerkiksi myyntitiimille ja operations -tiimille on omat kokonaisuutensa, ja taustalla AutoPilot ja Intune hoitavat tiimeille soveltuvat jakelut niille ennalta määritetyillä konfiguraatioilla.
Huomionarvoista on myös se, että yksi lisenssi hoitaa hallinnoinnin tietokoneille, puhelimille sekä tableteille. Lisenssin kattavuus on siis erittäin hyvä, eikä myöskään rajoitu vain yksittäiseen laitteeseen / lisenssi. Niitä voi käyttäjällä olla jopa 20 per lisenssi. Myös sellainen pieni asia, kuin käyttöjärjestelmän päivitykset hoituvat tätä kautta automaattisesti ja juuri yrityksen määritetyn politiikan kautta. Eli laitekanta on aina ja varmasti ajan tasalla päivitysten osalta, ja datakin tästä löytyy suoraan verkkoportaalin kautta. Ai niin, sekin data saadaan mukavasti Power BI -raporttiin näkyville sisäänrakennetun Intune Data Warehouse -toiminnallisuuden kautta niin yrityksen halutessa. Kaikki tämä tulee myös yrityksen omaan omistukseen ja hallintaan, eli se ei ole mitenkään palvelun toimittajasta riippuvainen. Toki palvelu itsessään riippuu Microsoftista, joka on jokaisessa palvelussa läsnä.
Keskimäärin AutoPilot ja Intune nopeuttavat yrityksen tietolaitteiden käyttöönottoa n. viikon verran / käyttäjä, ja mahdollistavat myös etätyötä tekevien työntekijöiden laitteiden toimitukset suoraan heidän kotitoimistolleen. Näin toimistolla ei tarvita erillista laitteen käyttöönottoa ja sen jälkeen jatkolähetystä Postilla tai kuriiripalvelun kautta, vaan laite voidaan toimittaa suoraan käyttäjälle vaikka sinne kuuluisaan Hornan Tuuttiin (ps. emme vastaa Postin toimitusosoitteista).
Tärkein helpottava tekijä tässä järjestelmässä on kuitenkin sen ylläpitoa vähentävät ja vakuutusta sekä turvaa luovat puolet. Kun kaikki on taustalla automatisoitu, ja yrityksen omat prosessit on uusien sekä olemassa olevien työntekijöiden työasemien päivityksen osalta automatisoitu näin pitkälle, niin ei myöskään heille tule pakottavaa tarvetta ns. “hoardata” ja “piilottaa” dataa omalle työlaitteelleen. Siitä tulee ns. “korvattavissa oleva työväline”, kun käyttöönotto on yksinkertaista, tasapäistettyä ja nopeata. Myös yrityksen tärkein, eli data, on aina tallessa joko Sharepointissa, Azure Filesissa tai OneDrivessä käyttäjän tilin alla sekä varmuuskopioituna Nexeticissä.
Ja kuten aina, palvelu on täysin sekä meidän että ALSO:n tukema. Varsinkin ALSO mahdollistaa oman varastopalvelunsa kautta erittäin hyvän AutoPilotin kautta tehtävän laitteiden käyttöönoton yrityksille. Ja me vain parannamme sitä.
Ja tämäkin on vain pintaraapaisu Intunesta. Kyseessä on erittäin kattava palvelu Microsoftilta, ja se on vain viime vuosina laajentunut merkittävästi mobiililaitehallinnan ja tietoturvan (E5 Security) puolelle.
Emme suosittele mitään muuta yrityksen tietolaitteiden käyttöönottopalvelua tai laitehallintaan tällä hetkellä AutoPilotin ja Intunen lisäksi. Ne ovat de facto -markkinajohtajia sekä ainoat ratkaisut, jotka ovat tulevaisuutta kestäviä.