Työn tehostaminen tai sujuvoittaminen on yksi tärkeimmistä syistä modernisoida tai päivittää yrityksen olemassa olevaa IT-infrastruktuuria.
Kuten pääartikkelissamme käytiinkin läpi, on jo pienellä työn tehostamisen lisäyksellä merkittävä vaikutus vuositasolla yrityksen liikevaihtoon. Yksinkertaistettu esimerkki mahdollisesta toimenpiteestä:
Modernisoimaton malli:
Työntekijä tekee kirjauksia tekstitiedostoon (Word) verkkolevyllä ja jakaa sen sähköpostin kautta tarvittaville henkilöille / ilmoittaa mahdollisesta muutoksesta, josta vastaavan tiimin olisi hyvä olla tietoinen. Tämän jälkeen vastaava henkilö alkaa työstää tiedostoa ja suorittaa vaaditut tarkistukset -> tiedosto on valmis tai se voidaan siirtää seuraavalle taholle.
Kulutettu aika = 10 minuuttia muutoksiin, 5 minuuttia siirto- ja ilmoitustoimenpiteisiin.
Modernisoitu malli:
Työntekijä tekee kirjauksia tekstitiedostoon (Word) ja jakaa sen Teamsiin (verkkolevy). Jakamisen yhteydessä vastaava henkilö voidaan aktivoida joko @-merkin kautta tai automatisoitujen kuittausten kautta. Sen jälkeen ryhmän vastaava henkilö voi suoraan Teamsin kautta tarkistaa tiedoston ja tehdä vaaditut tarkistukset tai kuittaukset tiedostoon -> tiedosto on valmis tai se voidaan siirtää seuraavalle taholle.
Kulutettu aika = 10 minuuttia muutoksiin, 1 minuutti siirto -ja ilmoitustoimenpiteisiin.
Tässä ei myöskään oteta huomioon sitä, että tiedosto voisi olla myös suoraan saatavilla Teamsin kautta vastaavalle taholle mobiililaitteella, jossa kuittaus voidaan suorittaa (henkilö esimerkiksi matkalla asiakkaalle / asiakkaalla) tai että kyseinen tiedosto on suoraan julkaistuna verkkosivustolla (kuten alkuperäisen modernisointiartikkelimme Excel -tiedosto). Tässä tapauksessa tehostustoimi voi olla usean tunnin arvoinen, tai jopa esimerkiksi säästäisi mahdollisen kolmannen osapuolen yhteydenoton ja konsultointikulun.
Tämän esimerkin kautta käy jo selväksi, että tehostaminen on joko erittäin merkittävä prosentuaalinen lisä, tai vähintään tiedostotasolla merkittävästi tehostava toimenpide.
Arvioitu liiketoiminnan kasvu laskutuksen kautta:
Jos arvioidaan, että samainen tehostustoimi tehdään 20 käyttäjälle ja he voivat tehdä samaisia toimia vaikkapa kolmen tiedoston osalta päivätasolla, niin silloin päivittäinen tehostamistoimenpide on jo 20 hlö x 12 min = 240 min laskutettavaa asiantuntijatyötä.
Viikkotasolla tästä tulisi 1200 minuutin asiantuntijatyön tehostus.
Kuukausitasolla 4800 minuuttia.
Ja vuositasolla 52 800 minuutia ( 11 kk vaaditun 1kk vuosiloman takia).
Arvioidaan, että tämä tulisi suoraan laskutettavana lisänä esimerkiksi 100€/h laskutushinnalla (lisäaika käytetään suoraan muuhun laskutettavaan työhön):
52800 min / 60 min = 880 tuntia. 880 tuntia x 100€ / h = 88 000 €
Eli vuositasolla tämä tehostaisi 20 hengen asiantuntijatiimin laskutuskapasiteettia 88 000€!
Tämä voidaan kääntää myös seuraavasti: keskimäärin tehostus olisi kuin yrityksellä olisi palkkalistoillaan 1 – 1,5 työntekijää vuositasolla enemmän kuin todellisuudessa.
20 hengen yrityksessä tämä on jo merkittävä lisäys, ja se vain skaalautuu täysin saumattomasti työntekijämäärän kanssa.
Toinen esimerkki:
Lakimuutos vaatii, että jokaiseen yrityksen tiedostoon pitää luoda joko metadatatieto tai erittelevä tieto, jotta lain vaatima datakokonaisuuden käsittely olisi vaadittaessa helpompaa. Tai, tiedostot määritellään turvallisuusluokituksen mukaan. Työ tehdään käsin ja keskimäärin 1000 tiedoston / hlö päivävauhdilla.
Määriteltäviä tiedostoja on 500 000 kpl.
Modernisoimaton ympäristö:
- Arvioidaan henkilöstöresurssit ja aikataulu = 60 min
- Luodaan toteutussuunnitelma muutokselle = 60 min
- Toteutetaan muutos = 500 000 / 1000 / hlömäärä
- Kulutettu aika = 500 – 100 päivää (1 – 5 työntekijää).
- Menetetty laskutettavan työn määrä = 500 päivää x 8h x 100€/h = 400 000€
Modernisoitu ympäristö:
- Arvioidaan henkilöstöresurssit ja aikataulu = 60 min
- Luodaan toteutussuunnitelma = 180 min
- Toteutetaan muutos = muutos automatisoidaan Microsoft Teamsin ja Power Automaten / Flow:n kautta -> järjestelmä suorittaa toteutuksen taustalla tiedostojärjestelmään (Sharepoint / Teams).
- Kulutettu aika = 5 työpäivää ja 5 työpäivää siihen, että automatisointi toteuttaa muutokset.
- Menetetty laskutettavan työn määrä = n. 11 päivää x 8h x 100€/h = 8800€
Modernisaation tuoma etu ym. lakimuutoksen iskiessä = 391 200€
Toki tässä tilanteessa ei kukaan käsin lähtisi tällaista savottaa suorittamaan. Toteutukseen hankittaisiin pikaisesti jokin soveltuva palveluratkaisu ja muutos tehtäisiin sen kautta. Tämä vaatisi kuitenkin myös potentiaalisesti asiantuntijatyötä, sovelluslisenssin ja testauksen, että ratkaisu toimii. Eli realistisempi arvio voisi olla esimerkiksi 50 000€ – 200 000€ ylimääräinen kustannus verrattuna moderniin ympäristöön.
Jatkoartikkelissamme käymme vielä läpi mitä varsinaisia IT-infrastruktuurin liittyviä tehostus- ja optimointitoimia modernisointimme tarjoaa.