Yllä olevalla interaktiivisella Excel -taulukolla voitte arvioida käytännössä konkreettista modernisoinnin tuomaa lisäarvolaskelmaa jokaiselle yrityskoolle. Arvoja voi muuttaa yrityksenne tietoihin pohjautuen ja taulukko täydentää arvion sen jälkeen automaattisesti. Alla lisää itse aiheesta.
IT -infrastuktuurin modernisointi ei useinkaan kuulosta kovin mukavalta projektilta, johon lähdetään ilolla ja riemulla
Vaikka modernisoidut palvelut ovat tehokkaampia kuin vanhat ratkaisumallit, voi niiden hyvä toteutus olla usein kallista ja mahdollisesti myös merkittävästi yritystä rajoittavaa.
Kalleus ja rajoittavuus ilmenee usein siinä tapauksessa, että ratkaisut tehdään kertaostoina joiden odotetaan kestävän useita vuosia. Rajoittuvuus taasen silloin, kun palveluita sijoitetaan paikalliseen datakeskukseen tai omiin toimistotiloihin.
Modernisoinnissamme kulurakennetta muutetaan laiteostoista palveluostoihin, jolloin jokaisen työntekijän kustannus on hyvin arvioitavissa, mutta myös samainen kulurakenne yksittäisen työntekijän kohdalla voi nousta. Vanhassa mallissa kulurakenne tulee usein esille muutaman vuoden välein tai kun tietty raja-arvo tulee vastaan (esim. 50 käyttäjää, 100 käyttäjää, palvelimen täysi buukkaus, yms). Eli kulurakennetta on merkittävästi vaikeampi hahmottaa kuukausitasolla tai nopean kasvun vaiheessa, mutta pitkällä aikavälillä tai yrityksen kasvun tasaantumisen jälkeen rakenne on selvästi arvioitavissa.
Vanhassa mallissa riskinä on myös se, että niissä sitoudutaan pitkäksi aikaa esimerkiksi laite- tai palveluratkaisuun, joka ei olekaan enää sopimuskauden lopussa ajan tasalla. Voi myös olla, että jo oston aikaan kyseinen laite- tai palveluratkaisu ei ole moderni saatikka edes toimiva, jos valitaan se kuuluisa halvin mahdollinen vaihtoehto.
Näissä tilanteissa kyseisen ratkaisun nettoarvo voikin olla jo suoraan negatiivinen yritykselle. Modernisoinnissamme palvelut on varta vasten valittu niiden tulevaisuuden kestävyyttä ajatellen.
Toisella puolella arviota pitää kuitenkin pitää mielessä se, että kun IT ja lisäkustannus yhdistetään, nousee usein yrityksen johtoportaalla ns. “karvat” pystyyn. Saatikka sitten, jos aletaan toteuttaa jotain niinkin kattavaa kuin koko IT-infrastruktuurin modernisointia. IT:n kun ei kuulu maksaa, vaan vain toimia.
Jos kuitenkin hieman vähennän sarkasmin määrää ja tarkennan yleisiä mietteitä ns. “Hyvästä IT:stä“:
1. Se toimii vaivattomasti ja varmasti
2. Se on tietoturvallista
3. Sen kustannusrakenne on helposti arvioitavissa kuukausitasolla
4. Sen ylläpito on mahdollisimman pitkälle automatisoitu
5. Se on varmuuskopioitu
6. Se on suunniteltu työntekijöitä sekä työn tehokkuutta varten
Nämä ehdot voivat täyttyä sekä vanhemmassa että modernisoidussa IT-ympäristössä.
Jokaisella yrityksellä ei kuitenkaan välttämättä ole tarkkaa kuvaa, täyttyvätkö esimerkiksi kaikki nuo ehdot heidän omassa ympäristössään, tai mikä niiden mahdollinen kulurakenne on. Modernisoidussa ympäristössä nämä ehdot täyttyvät aina.
Jos arvioidaan kuitenkin kulurakennetta, on modernisoitu ratkaisu usein vähintään saman hintainen kuin vanhakin ratkaisu. Eli suoria kulusäästöjä ei välttämättä tule, mutta niitä voidaan luoda monilla eri modernisoinnin keinoilla. Varmoja ovat kuitenkin tehostustoimet.
Siksi modernisointi onkin hyvä esimerkiksi hahmottaa niin, että se tehostaa jo olemassa olevaa työntekijän panosta yritykselle.
Näin esimerkiksi modernisoinnin tuomat hyödyt ja kustannukset on helppo tuoda esille kontekstuaalisena lisäarvona. Tästä löytyy sivun yläosassa oleva Excel -pohjainen taulukko, jolla suoraa lisäarvoa voi arvioida, jos tehostumista verrataan suoraan työtuntien ja laskutuksen lisääntymisenä. Mitä tehokkaampi työntekijä on yritykselleen, niin lähtökohtaisesti sen kautta myös yrityksen liikevaihto nousee. Tämä tapahtuu joko työntekijän parantuneen työhyvinvoinnin kautta tai suoran lisälaskutuksen työmäärän tehostuksen kautta. Joka tapauksessa, lisäarvo on vääjäämätöntä.
Toki, tässä kannattaakin arvioida juuri tuon arvion karkeuden ja mahdollisen tehostumisen määrää erittäin konservatiivisesti. Kyseisessä arviossa on kuitenkin niin reilusti muuttujia jo pelkästään yritysrakenteen kautta. Jokaisessa tilanteessa modernisointi kuitenkin tuo jo hyvinkin pienillä potentiaalisilla työn tehostumisen keskiarvoisilla määrillä selvää liikevaihdon lisää vuositasolla.
Eli mitä tehokkaammin yrityksen IT toimii, sitä enemmän työntekijöille jää aikaa yrityksen tuottavan työn toteuttamiselle.
Huonona esimerkkinä tästä voidaan pitää esimerkiksi jo uutisissakin paljon olleita potilastietojärjestelmien uudistuksia, jotka ovat selvästi vaikeuttaneet työntekijöiden töitä (mm. Apotti , Aster). Tässä on palveluita modernisoitu, mutta ei IT-asiantuntijoita tai työntekijöitä kuunnellen.
Hyvin toteutettuna IT:n modernisointi kuitenkin vapauttaa yrityksen IT:n mahdollisista kahleista ja mahdollistaa nopean, tietoturvallisen ja etätyökeskeisen työskentelyn.
Jatkoartikkelissamme avaamme vielä tarkemmin ihan käytännön esimerkkejä modernisoinnin tuomista tehostuslisistä. Muutenhan nämä ovat vain kauniita sanoja ilman sen suurempaa merkitystä.